Shared Mailbox problem z emailami wysłanymi i usuniętymi

Większość z nas w swoich środowiskach Microsoft Exchange używa skrzynek typu Shared Mailbox lub nadaje uprawnienia użytkownikom do innych skrzynek. Najczęściej wtedy pojawia się problem z emailami wysyłanymi lub usuwanymi z „udostępnionej” skrzynki, które to domyślnie po wysłaniu lub usunięciu trafiają do folderów w osobistej skrzynce użytkownika.

Takie zachowanie programu Microsoft Outlook jest jak najbardziej normalne, niemniej jednak jest to niewygodne w przypadku gdy z udostępnionej skrzynki korzysta więcej niż jedna osoba.
Jeżeli do danej skrzynki nadamy dostęp wielu osobom wówczas wszyscy, którzy korzystają z tej skrzynki będą chcieli aby wiadomości wysłane za pomocą tej skrzynki trafiały do Elementów wysłanych udostępnionej skrzynki, a nie do ich osobistej skrzynki, to samo dotyczy usuwanych wiadomości.

Jak możemy przekierować elementy usunięte oraz wysłane z udostępnionej skrzynki ?

Aby zmienić domyślne zachowanie Microsoft Outlook po podłączeniu udostępnionej skrzynki możemy skorzystać z jednego poniższych dwóch rozwiązań:

1. Używać Microsoft Outlook 2010 i dodać udostępnioną skrzynkę jako „równorzędną” do naszej osobistej skrzynki
2. Zmienić odpowiednie wpisy w rejestrze systemu Windows które dotyczą Microsoft Outlook

1. Konfiguracja Microsoft Outlook 2010 dla udostępnionej skrzynki

W środowisku Microsoft Exchange 2010 jeżeli używamy Microsoft Outlook 2010, po nadaniu nam uprawnień do innej skrzynki, pojawi się ona automatycznie w naszym Outlooku. Sytuacja taka ma miejsce ponieważ wykonane zostanie Automapowanie skrzynki do których mamy uprawnienia.

Po automatycznym dodaniu (Automapping) skrzynki do Outlooka, wystąpi problem z wysyłaniem oraz usuwaniem emaili znajdujących się w udostępnionej skrzynce ponieważ wiadomości te po wysłaniu lub usunięciu będą przenoszone do folderów (elementy usunięte, elementy wysłane) osoby która te wiadomości usunęła lub wysłała.

Takie zachowanie Outlooka jest często niekorzystne, gdyż wprowadza dużo zamieszania.

Aby „zmusić” Microsoft Outlook 2010 to zachowywania wysłanych lub usuniętych emaili w udostępnionej skrzynce (Shared Mailbox), musimy dodać udostępnioną skrzynkę do Microsoft Outlook 2010 jako skrzynkę równorzędną, a nie automatycznie podłączoną.

W tym celu zamykamy Microsoft Outlook 2010, przechodzimy do Control Panel , Mail  następnie w okienku Mail Setup – Outlook wybieramy:

E-mail Accounts…

W okienku Account Settings wybieramy New…, i zaznaczamy:

Manually configure server settings or additional server types

Naciskamy Next, następnie zaznaczamy Microsoft Exchange or compatible service
i ponownie naciskamy Next, w kolejnym oknie wpisujemy informacje na temat serwera Exchange oraz nazwę skrzynki do której nadano nam dostęp.

Po podaniu wszystkich informacji naciskamy Next i Finish.

2. Zmiana w Rejestrze Windows w celu poprawy obsługi skrzynki udostępnionej

W przypadku gdy udostępniona skrzynka obsługiwana jest za pomocą Microsoft Outlook 2003, 2007 lub 2010 i chcemy aby wiadomości wysłane lub usunięte z udostępnionej skrzynki trafiały do folderów tej skrzynki, możemy to osiągnąć poprzez zmianę lub dodanie odpowiednich kluczy w rejestrze na komputerze gdzie zainstalowany jest Microsoft Outlook.

Rozwiązanie takie pozwala nam na zastosowanie go np.: w Group Policy dzięki czemu zmianę tą możemy wykonać na wielu komputerach naraz.

W poniższych przykładach należy zmienic XX.0 na odpowiedni wpis w zależności od versji Microsoft Outlook:

• 14.0 – Microsoft Outlook 2010
• 12.0 – Microsoft Outlook 2007
• 11.0 – Microsoft Outlook 2003

Dla Microsoft Outlook 2003 oraz 2007 przed modyfikacją rejestru należy zainstalować poniższe hotfix-y:

Microsoft Outlook 2007 install the June 30 2009 hotfix, KB970944

Microsoft Outlook 2003 install the June 18 2008 hotfix KB953803

Konfiguracja zachowywania usuniętych elementów w folderze elementów usuniętych udostępnionej skrzynki:

Jeżeli użytkownik posiada uprawnienia do innej skrzynki i chcemy aby emaile które usuwa z tej skrzynki trafiały do elementów usuniętych udostępnionej skrzynki, a nie do elementów usuniętych jego osobistej skrzynki, musimy dodać poniższy klucz w rejestrze systemu Windows na komputerze na którym pracuje użytkownik:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Options\General
DWORD: DelegateWastebasketStyle
Value: 4 (use shared mailbox's Deleted items)
Value: 8 (use the default deleted items folder)

Konfiguracja zachowywania wysłanych elementów w folderze elementów wysłanych udostępnionej skrzynki:

Należy zmienić lub dodać wpis do rejestru jak poniżej:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Preferences
DWORD: DelegateSentItemsStyle
Data Value: 1